Asistente Digital para Empresas - Qué son y cómo funcionan

La automatización empresarial con RPA e IA es una respuesta a la ineficiencia y los asistentes digitales son una solución sólida al problema de un negocio

Asistente Digital para Empresas - Qué son y cómo funcionan
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Tener un negocio conlleva mucho trabajo y hacer un negocio exitoso requiere encontrar una manera eficiente de administrar tareas repetitivas sin gastar demasiado tiempo y energía. Es por eso que las empresas exitosas siempre están dirigidas por personas y equipos que intentan lograr soluciones efectivas.

Los asistentes digitales son recursos tecnológicos que apoyan las habilidades de su organización.

Estos asistentes ayudan a administrar las tareas cotidianas, para que los usuarios puedan ser más productivos.

Pero, ¿Qué pasa con la productividad empresarial? ¿Cómo puede un asistente digital ayudar a los usuarios comerciales a ser más productivos? En el siguiente artículo explicativo resolvemos estas y otras dudas.

¿Qué son los asistentes digitales?

Los asistentes digitales varían en su capacidad y aplicaciones, pero básicamente todos están diseñados para ayudar a las personas a realizar tareas rutinarias de forma rápida y sencilla.

Algunos de ellos, como los mencionados anteriormente, se pueden controlar con comandos de voz, otros, como los chatbots, se usan comúnmente a través de mensajería.

¿Cómo funcionan los asistentes digitales?

Ahora que entendemos qué es un asistente digital, hablemos de cómo funcionan realmente. Cuantas más cosas pueda integrar un asistente digital, más útil se vuelve.

Algunos asistentes digitales solo reconocen comandos de voz, como los que se encuentran en su teléfono. Esos asistentes digitales pueden acceder a diferentes partes del sistema operativo del teléfono para realizar tareas.

Si le dices a tu teléfono que configure un recordatorio, Siri puede hacerlo por ti.

Siri puede acceder a las aplicaciones conectándose a través de APIs y otros métodos y luego extraer datos e instrucciones de esos sistemas y traducirlos a un formato que sea fácil de entender para el usuario final.

En un entorno empresarial, un asistente digital se integraría con:

  • Bases de datos
  • CRM
  • Herramientas de marketing
  • Y otros sistemas empresariales

Algunos asistentes digitales están limitados en cuanto a lo que se pueden conectar; sin embargo, los sistemas digitales avanzados pueden integrarse con prácticamente cualquier sistema empresarial que utilice.

Se puede acceder a los asistentes digitales a través de una variedad de canales diferentes. Alexa, Siri y Cortana funcionan mediante comandos de voz.

Los asistentes digitales que toman la forma de un chatbot pueden operar a través de plataformas como Facebook Messenger, WhatsApp, en su sitio web, incluso mensajes de texto SMS.

Cómo utilizar Asistentes Digitales en un entorno Empresarial

Con la adopción generalizada de asistentes digitales en el mercado de consumo, es solo cuestión de tiempo antes de que estos asistentes digitales también se infiltren en el mundo corporativo.

Hay muchas maneras diferentes en las que podría usar un asistente digital en su trabajo diario.

Diferentes departamentos y funciones de trabajo podrían beneficiarse de la automatización de tareas mundanas para centrarse en cosas que les apasionan y en las que son realmente buenos.

Estas son algunas de las formas en que puede usar un asistente digital en su trabajo:

💹 Asistente Digital para ventas

Los equipos de ventas siempre están enfocados en las personas. Las tareas repetitivas a veces pueden obstaculizar una interacción personal significativa con los prospectos, lo que significa que los ingresos entrantes se ven afectados.

Cuando los equipos de ventas están operando como deberían, la cantidad de tareas para estar al tanto crece:

  • Más personas con las que conectarse
  • Más personas con las que hacer un seguimiento
  • Más acuerdos para cerrar

Los asistentes digitales podrían usarse no solo en establecer recordatorios para hacer un seguimiento de clientes potenciales importantes, sino que también podrían hacer el seguimiento de sus representantes de ventas, lo cual es una excelente manera para que las ventas cierren tratos más rápido.

Existen herramientas avanzadas que pueden automatizar el seguimiento de ventas utilizando potentes chatbots de IA.

Los chatbots están programados y diseñados para sonar y pensar como sus mejores agentes de ventas en cualquier momento, lo que significa que puede escalar su equipo y eliminar las tareas que los vendedores olvidan con demasiada frecuencia, pero que son cruciales para el éxito.

Las estadísticas muestran que se necesitan de 5 a 8 seguimientos con un prospecto antes de que se cierre un trato.

El problema es que los vendedores suelen darse por vencidos después de 2 o 3 intentos. Un asistente digital podría entrar y llenar el vacío y asegurarse de que no se dejen clientes potenciales.

🎯 Asistentes Digitales para Marketing

Los equipos de marketing podrían usar asistentes digitales para calificar a los clientes potenciales antes de entregarlos al departamento de ventas.

Hay una eterna lucha entre ventas y marketing. El departamento de marketing piensa que siempre están entregando oportunidades de venta realmente buenas, y los vendedores siempre se quejan de no tener suficientes oportunidades de venta de calidad.

Esta es otra brecha que un asistente digital podría ayudar a llenar.

Cuando llega un cliente potencial, es importante que haga un seguimiento dentro de los 5 minutos posteriores a la recopilación de la información de contacto del cliente potencial.

Un asistente digital podría enviar inmediatamente un mensaje de texto al cliente potencial y hacerle preguntas calificativas como:

  • ¿Cómo es su presupuesto?
  • ¿Qué estás buscando?
  • ¿En qué empresa estás?
  • ¿Cuál es el título de tu trabajo?
  • Etcétera

Sólo después de que un asistente digital haya calificado estos clientes potenciales, marketing los entregará al equipo de ventas.

👨‍👨‍👧‍👦 Asistentes Digitales de Recursos Humanos

Los departamentos de recursos humanos podrían usar un asistente digital en el reclutamiento.

Los asistentes digitales podrían responder a las preguntas más frecuentes sobre un puesto de trabajo específico o sobre la propia empresa. También podría hacerle preguntas al candidato para ver si está calificado para el puesto.

Una vez que un candidato ha sido calificado, se le entregará a un gerente de contratación.

Este es un mejor camino que confiar en los algoritmos de las máquinas para seleccionar palabras clave en un currículum. Muchos candidatos calificados escriben sus currículos para que las personas los lean, no para las máquinas y se los pierde debido a estos algoritmos.

Un asistente digital inteligente o chatbot que está programado y diseñado para interactuar como lo haría un gerente de contratación es una forma mucho más natural de calificar a los candidatos.

👨‍💼 Asistentes digitales para ejecutivos

Los asistentes digitales avanzados podrían integrarse con los sistemas comerciales y las bases de datos para obtener informes del tablero en cualquier momento. Luego, un ejecutivo podría preguntarle al chatbot en su teléfono o en un altavoz inteligente y averiguar cómo va su negocio.

Podrían hacer preguntas como:

  • ¿Cuáles son nuestros ingresos para este trimestre?
  • ¿Cuánto presupuesto le queda al equipo de marketing?

Estas simples preguntas de alto nivel no serían un problema para que las respondiera un asistente digital inteligente. Darle a un ejecutivo esta facilidad de acceso a información vital le permitiría tomar decisiones comerciales más rápido.

🚩 Asistentes Digitales de atención al cliente

Quizás la forma más obvia en que los asistentes digitales podrían ingresar al mundo corporativo es a través del servicio al cliente.

El servicio al cliente es un papel costoso pero importante en cualquier negocio.

Quiere mantener contentos a sus clientes en todo momento. Los asistentes digitales podrían interactuar con los clientes que están molestos o necesitan ayuda y responder preguntas para ellos, solo recurriendo a humanos para ciertas preguntas o en escenarios específicos.

Los asistentes digitales avanzados pueden comprender la emoción y el contexto en los mensajes y elevar las preguntas urgentes a un miembro humano del equipo.

¿Cuáles son los beneficios de los Asistentes Digitales?

Los asistentes digitales vienen con muchos beneficios, sin embargo, la medida en que los use determinará cuánto se beneficiará de uno.

Hay algunos casos de uso que tienen un ROI obvio, como el servicio al cliente, donde si puede liberar hasta el 10% del tiempo de un representante, eso se traduce inmediatamente en una cantidad de dinero.

Lo mismo ocurre con el caso de uso de ventas en el que si su equipo de ventas solo realiza un seguimiento promedio de dos a tres veces con todos los clientes potenciales que ingresan y conoce su tasa de conversión de clientes potenciales para cerrar trato, entonces todo lo que tiene lo que debe hacer es aumentar la cantidad de veces que realiza un seguimiento de ese cliente potencial y puede calcular un ROI directo.

Otros beneficios incluyen una mayor productividad de los empleados.

Cuando los empleados tienen la libertad de concentrarse en las cosas que les apasionan, su moral sube, lo que a menudo se traduce en una mayor productividad.

Cuando los empleados son felices y productivos, también tienden a ser más creativos.

Los asistentes digitales avanzados pueden comunicarse en más de cien idiomas. Estos asistentes digitales pueden detectar qué idioma se les está hablando y traducirlo instantáneamente a cualquier otro idioma.

Por ejemplo, si un cliente está hablando en inglés con un representante de servicio al cliente que solo sabe español, el representante podría usar un PDA de asistente digital. El asistente digital traduciría los idiomas para que ambas personas se entiendan.

En conclusión, los asistentes digitales están revolucionando la forma en que las empresas operan y se relacionan con sus clientes. Estas herramientas inteligentes ofrecen una amplia gama de beneficios, desde mejorar la experiencia del cliente hasta optimizar los procesos internos y facilitar la toma de decisiones basada en datos.

A medida que la tecnología continúa avanzando, los asistentes digitales seguirán evolucionando y desempeñando un papel crucial en el mundo empresarial.

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Publicado por

Profesor en la Universidad de Guadalajara

Hugo Delgado Desarrollador y Diseñador Web en Puerto Vallarta

Profesional en Desarrollo Web y Posicionamiento SEO desde hace más de 15 años continuos.
Contamos con más de 200 constancias y reconocimientos en la trayectoria Académica y Profesional, incluidos diplomados certificados por Google.

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