Cómo crear un organigrama para PyMEs y qué tipos existen

Un organigrama de una PyME es una representación visual de la estructura de su negocio. Describe los roles de los trabajadores y demuestra a quién reportan los empleados dentro de la empresa.

¡Hay múltiples tipos a elegir y muchas razones por las que debe crear uno para su negocio!

Antes de comenzar, es fundamental establecer objetivos para su organigrama de empresa con la finalidad de ayudarlo a decidir qué tipo usar y cuál información incluir.

¿Mi PyME necesita un organigrama?

Usted ya sabe:

• Quiénes son todos en el negocio
• Qué se supone que deben hacer
• La cadena de mando adecuada

Entonces, ¿por qué dedicaría tiempo a crear un gráfico que detalle toda esa información? Hay varias razones por las que un gráfico de este tipo puede ser una herramienta poderosa para su empresa:

• Define claramente la estructura de gestión, lo cual es útil en un negocio complejo
• Ayuda a aumentar la eficiencia operativa
• Muestra el éxito actual
• Facilita la planificación para el futuro
• Permite interactuar de un vistazo con los contactos correctos

Tipos de organigramas

Comprender los tipos de organigramas disponibles le permite elegir el que tenga más sentido para su negocio.

Estructura organizativa de línea

También conocido como organigrama jerárquico o organigrama de arriba hacia abajo, esta es la estructura más común debido a su simplicidad.

La parte superior del gráfico presenta a los ejecutivos, luego a los directores, seguidos por los jefes de departamento y los empleados de los que es responsable cada jefe de departamento o gerente.

Esta jerarquía tradicional es simple y rígida. La información fluye a través de cada capa de la organización a su vez, y la estructura no permite la colaboración entre equipos o el acceso de "puerta abierta" a la alta dirección.

Para las pequeñas empresas con pocos empleados, este tipo de gráfico es el menos complicado, con el propietario en la parte superior, los gerentes de turno o departamento en el medio y otros empleados debajo de ellos.

Estructura de la organización funcional

Similar a la estructura organizativa de línea, la estructura de organización funcional ofrece más líneas de comunicación. Permite que los directores y gerentes colaboren entre sí en equipos que no controlan directamente, para mejorar el flujo de información y la flexibilidad.

En una pequeña empresa, es probable que tenga equipos separados con mucha interacción; el departamento de ventas puede tener interacción diaria con la administración y con el envío. Este tipo de gráfico establece una jerarquía en cada departamento al tiempo que permite la comunicación cruzada.

Estructura de organización de línea y personal

Esta estructura organizativa es mejor para las empresas que trabajan en campos especializados.

El personal en esta situación se refiere a asesores expertos que brindan información técnica, opiniones y asesoramiento, a quienes se les puede permitir autorizar ciertas actividades y asistir con informes que tengan peso en la toma de decisiones.

Los puestos de personal y de línea tienen diferentes objetivos y a menudo, están en desacuerdo.

Las expectativas conflictivas pueden ser confusas para los trabajadores de nivel inferior y resultar en una menor productividad.

Estructura basada en proyectos

Si su empresa opera con proyectos que son diferentes de un cliente a otro, esta estructura es la opción ideal.

El gráfico cambia según sea necesario para cada proyecto. Si bien es útil poder mezclar y combinar personal según las necesidades del proyecto, significa que los equipos deben adaptarse a nuevos gerentes y colegas para cada tarea.

Los gerentes deben ser capaces de manejar una variedad de funciones en múltiples departamentos.

En la parte superior, tiene un director que designa al gerente de proyecto para cada proyecto. El director del proyecto elige un equipo de personas para trabajar en el proyecto en función de sus habilidades y experiencia. Cuando el proyecto está completo, los gerentes y los miembros del equipo se asignan a otros proyectos.

Para una pequeña empresa, los proyectos pueden ser internos, por ejemplo, campañas de marketing o eventos de caridad. Los gráficos de proyectos pueden ayudar a rastrear equipos para cada iniciativa.

Estructura de matriz

La estructura organizativa matricial combina varios tipos de estructuras organizativas para crear una solución personalizada que satisfaga necesidades específicas.

Una organización matricial se caracteriza por más de una cadena de mando, con miembros del equipo del proyecto que reportan a dos o más gerentes. Es ideal para empresas que se basan en proyectos, donde los equipos también deben seguir una estructura funcional.

En este caso, a los jefes de equipo se les asigna un representante de cada área funcional que aplica al proyecto. El miembro funcional del equipo reporta al gerente del proyecto y al gerente funcional de esa área.

El gerente funcional supervisa a los empleados y las actividades para garantizar que cumplan con los estándares y las políticas de la empresa, mientras que el gerente del proyecto o líder del equipo se asegura de que el proyecto se complete según lo planeado. Al igual que con una estructura de línea y personal, pueden surgir conflictos y confusión cuando se informa a más de un jefe.

Estructura circular

En una estructura circular, todavía se confía en la jerarquía.

Los empleados de nivel superior ocupan los anillos interiores del círculo y los empleados de nivel inferior ocupan los anillos exteriores. Los ejecutivos no están en la parte superior de la estructura, sino en el interior para permitir que las ideas se extiendan hacia el exterior.

La estructura está destinada a promover la comunicación abierta y el libre flujo de información entre todas las partes de la organización.

En la práctica, la estructura suele ser confusa porque puede ser difícil para las personas determinar dónde encajan dentro de la organización y ante quién se supone que deben informar.

Sin embargo, en una empresa donde se fomenta la comunicación en todos los niveles, esto permite que los empleados busquen el consejo de cualquier supervisor disponible, en lugar de una cadena rígida de comunicaciones.

Cómo crear un organigrama de una PyME

Primero, elija el tipo de gráfico que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Para prepararse para el proceso de creación de gráficos, asegúrese de tener una lista de todos los empleados disponible con cualquier información pertinente para llevar a cabo la gestión de equipos.

Recopilar esta información con anticipación acelerará el proceso de completar el cuadro.

Con el tipo de gráfico en mente, elija la herramienta que usará para crear el organigrama. Si bien siempre existe la opción de diagramar a mano su gráfico, este proceso que requiere mucho tiempo no es propicio para realizar cambios rápidos y fáciles a medida que su organización crece o la gente se va.

Puede usar varias herramientas gratuitas, como Microsoft Office o Microsoft Excel, para crear su gráfico. También existe la opción de utilizar programas de dibujo y presentación como Google Slides o Microsoft Powerpoint.

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También puede usar un software de organigrama como Sesame para crear su organigrama.

Hay una versión de prueba que viene con funcionalidades útiles que puede usar para comenzar.

Ofrece la capacidad de codificar con colores su gráfico, buscar por nombre o cargo y profundizar para ubicar información más detallada de los empleados para que sea más fácil e intuitiva de interpretar, usar y actualizar desde cualquier dispositivo: web, móvil y tablet.

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Conclusión

Para que el organigrama de su PyME finalmente cumpla su propósito y ayude a su negocio, debe poder actualizar su organigrama según sea necesario y compartir de manera efectiva cada versión del organigrama con todo su equipo.

El acceso a un organigrama facilita la comunicación diaria entre los miembros del personal y la eficiencia de los empleados, lo que contribuye a que las operaciones comerciales sean más fluidas, por lo que vale la pena invertir recursos en el proceso.

Es una buena idea que los propietarios de PyMEs operen con dos versiones de su gráfico; uno orientado hacia el futuro para que lo vean todos los empleados, y otro detrás de escena para planificar el crecimiento futuro y los puestos vacantes.