Proyectos informáticos - ¿Qué es? Tipos y ejemplos

¿Qué es un proyecto?

"Un proyecto es un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a lograr resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados"

Nace como respuesta a la necesidad de cumplimiento de los objetivos de las organizaciones dentro de su finalidad.

¿Qué es un proyecto informático?

"Un proyecto informático es un sistema de cursos de acción simultáneos y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistema de información"

Características de un proyecto

• Se centra en el producir o alcanzar un bien u objetivo.
• Es temporal, tiene un principio y un fin.
• Existe un objetivo claro alcanzable en un plazo limitado.
• Requiere un proceso de planificación.
• Se identifica un conjunto de actividades o tareas.
• Presenta una sucesión lógica de actividades o de fases.
• Requiere la intervención de personas y especialistas en función de las necesidades específicas de cada actividad.
• Requiere recursos diversos necesarios para desenvolver la actividad.

Elementos de un proyecto

Las actividades

Son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo:

• Recopilar información
• Realizar diagnósticos
• Confeccionar un diseño
• Programar
• Escribir manuales de procedimiento
• Etc.

Las actividades en el proyecto tienen una secuencia lógica.

Los recursos

Son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo:

• Hardware
• Software
• Servicios
• Inversión de capital
• Personal
• Información
• Dinero y tiempo.

Costos directos

Son todos aquellos que pueden ser identificados en el proyecto y están asociados a este, son aquellos que son fijos o variables (materiales, mano de obra)

Costos indirectos

Son aquellos que están involucrados en el proyecto, pero tienen una importancia relativa (alquileres, licencias, servicios)

Costos fijos

Son aquellos costos comprometidos, programados o planeados que se incurren para proveer y mantener la capacidad operativa del proyecto.

Costos variables.

Son aquellos que fluctúan de acuerdo a la actividad del proyecto.

Tipos de proyectos

Por su desarrollo:

• Proyectos únicos. Son irrepetibles, empiezan y terminan en sí mismos.
• Diseñados para alcanzar objetivos no repetitivos.
• Proyectos continuos. Son repetitivas
• Diseñados para producir o alcanzar objetivos similares

Por extensión:

• Largo plazo. Periodos superiores a 3 años.
• Mediano plazo. Periodos entre 1 y 3 años
• Corto plazo. Periodos menores de 1 año.

Servicios:

• Son de largo plazo y definidos por el usuario
• Pueden ser cuantitativos (beneficios) y cualitativos (calidad)

Producción:

• Son de corto plazo
• Generalmente son cuantitativos (costo, plazo, rendimiento)

Estratégicos

• Son de largo plazo
• Afecta la estructura de la organización
• Son cualitativos (cobertura, integración, imagen)

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es:

"Articular el método para alcanzar un objetivo único y no repetitivo en un plazo con principio y fin claros utilizando las técnicas que nos proporciona la gestión"

Funciones de la gestión del proyecto

Planificar:

Determinar qué resultados ha de obtener la organización y establecer estrategias adecuadas para llevarlo a cabo.

Organizar:

Especifica cómo logra los resultados planificados, asignando las tareas identificadas en la planificación a los miembros y equipos de la organización para alcanzar dichos objetivos.

Controlar:

Comprobación de los resultados previstos, corrigiendo las desviaciones que se detecten.

Dirigir:

Liderar y motivar a los miembros de la organización, de modo que se alcancen los objetivos marcados.

Ciclo de vida del proyecto

Comprende cuatro fases:

• Identificación
• Diseño o elaboración
• Implementación o ejecución
• Evaluación o finalización

El proceso de planificar y gestionar un proyecto puede representarse como un ciclo. Cada fase del proyecto se relaciona con la siguiente.

Identificación

Comprender la identificación de los factores o variables críticas en función de problemas, necesidades, demandas e iniciativas presentes.

Para identificar hacia dónde debe dirigirse el proyecto necesitamos conocer quiénes deben beneficiarse y cuáles son sus necesidades.

El "análisis de necesidades" brindará una visión general de los problemas. El "análisis de capacidades" ayudará a identificar cuál es el problema que el proyecto debe abordar.

Diseño

El proyecto se definirá en función directa de los problemas, necesidades o demandas que detectemos en nuestro diagnóstico.

La estructura del formato del proyecto obedece a las necesidades de organizar y orientar lógicamente las acciones, permitiendo al evaluador con la información más precisa posible.

Formato estándar:

• Título
• Definición de objetivos
• Fundamentación o justificación
• Descripción del proyecto
• Matriz de actividades
• Presupuesto.

Implementación

Esta fase puede ser entendida también como la de administración del proyecto (recursos y procesos).

Es la prueba en marcha de las acciones estipuladas o previstas en nuestra planificación, supone la asignación de los recursos necesarios.

La planificación del proyecto debe ser ajustada donde sea necesario.

Evaluación.

Es la acción que nos permite medir o estimar el grado en que se logran o no los objetivos que nos hemos propuesto.

Nos permite visualizar problemas o dificultades y corregir a tiempo los procesos en marcha.

La evaluación debe llevarse a cabo después de finalizar el proyecto. Para valorar su impacto a largo plazo y comprobar si es sustentable, se puede comprobar después de algunos meses o años después de haber concluido el proyecto.

Factores de éxito

Los proyectos a veces fracasan porque están mal planificados y porque no toman en cuenta algunos factores importantes, particularmente las necesidades y los puntos de vista de las personas interesadas.

Factores de éxito de los proyectos

• Pertinencia
• Viabilidad
• Sustentable
• Eficacia
• Eficiencia

Pertinencia

Es el grado de atención a los problemas de los usuarios.

• Beneficiarios o usuarios claramente definidos.
• Descripción de los problemas de los usuarios
• Objetivos a largo y mediano plazo son parte de los planes de desarrollo
• Los resultados plantean solución a los servicios y productos requeridos

Viabilidad

Comprende la posibilidad de llevarse a cabo el proyecto.

• Consistencia lógica del proyecto
• ¿Los riesgos identificados son aceptables?
• Capacidad institucional y de gestión ¿Existe la capacidad de implementar el proyecto?
• Las actividades propuestas son suficientes para alcanzar los resultados

Sustentable

Referido a la continuidad de las actividades y beneficios del proyecto.

• Continuidad de la política de apoyo de las organizaciones
• Aplicación de tecnologías concordantes con el entorno
• Capacidad de la identidad ejecutora de dar continuidad a los resultados

Eficacia

Es el grado que se alcanzan los objetivos en el tiempo previsto y con calidad

• ¿El proyecto logra el efecto que se propone?
• ¿Cambia la situación de la población objeto?

Eficiencia

Es el grado en que se logran los objetivos a menor costo posible.

Comparación de los resultados con los recursos empleados

Fuente:

Robert Aldo Velásquez Huerta Mg. Informática y Multimedios