¿Qué es el software de auditorías y cómo puede ayudar a las empresas?

Las auditorías son una parte necesaria de cualquier negocio, especialmente aquellos que operan con regulaciones y estándares estrictos.

Ya sea que se realicen internamente o mediante auditores visitantes, las auditorías toman una cantidad considerable de tiempo y requieren mucho papeleo. Al menos, así solía ser:

El software lo cambia todo y los beneficios de usar un software de auditoría son innegables.

Se ha demostrado que un software de auditorías interna reduce drásticamente el tiempo que lleva realizar una auditoría, eliminando la necesidad de registros en papel para que una auditoría se pueda completar en horas en lugar de semanas.

Cuando sabe que va a llegar el auditor, es fácil tener todo preparado en un solo lugar, sin necesidad de pasar por grandes pilas de papeleo. Pero los beneficios no terminan ahí.

5 beneficios de usar un software de auditoría

A continuación hablaremos con cada uno de los 5 puntos para conocer las ventajas de implementar un Software Profesional como allsaphi en sus negocios y cuáles son los beneficios del software de auditoría:

1. Reducir la duplicación de esfuerzos

Todos los auditores han experimentado la frustración de realizar una auditoría en el sitio, completar una gran cantidad de papeleo y luego tener que regresar a la oficina para escribir sus notas. Es una duplicación innecesaria de esfuerzos y no agrega valor al proceso de auditoría.

Las auditorías implican mucha preparación. Significa encontrar la documentación correcta y hacer verificaciones de antemano para reducir el riesgo de que surjan no conformidades.

¡Se pierde tanto tiempo!

El uso de software de auditoría significa que puede tener la información lista con solo hacer clic en un botón. Los informes personalizables facilitan la visualización de datos, si es necesario. No hay más papeleo.

Significa que prepararse para una auditoría es mucho más rápido, ya que las no conformidades se resaltan rápidamente y se pueden abordar a tiempo.

Con allsaphi, puede recopilar pruebas y responder cuestionarios en el acto. El software le permite descargar la auditoría, trabajar sin conexión mientras dure y adjuntar datos relevantes a medida que los recopila. Cuando haya terminado, puede cargarlo como una auditoría completa una vez que tenga una conexión wifi. No hay duplicación de esfuerzos, lo que le permite ahorrar horas o incluso días en cada auditoría que realiza.

2. Mejorar la precisión de los datos capturados durante una auditoría

Las auditorías en papel no solo consumen mucho tiempo, sino que lo limitan a escribir notas o completar una lista de verificación sin poder proporcionar evidencia adjunta.

Además, existe un margen significativo para el error humano y el sesgo, ya que la descripción de una no conformidad puede ser tan detallada (o tan vaga) como usted elija.

El software de administración de auditoría significa que puede capturar evidencia en tiempo real y adjuntar cualquier tipo de archivo común, incluidos videos, fotos y grabaciones de sonido.

La ventaja de poder adjuntar evidencia es que todos pueden ver las no conformidades de la misma manera, no hay necesidad de interpretación. Este proceso también elimina la necesidad de tomar notas extensas para describir un problema, lo que una vez más ahorra una cantidad considerable de tiempo.

3. Recopilar más información durante cada auditoría

Lo más probable es que se haya enfrentado a una auditoría y se haya visto presionado por el tiempo, mientras trabaja para asegurarse de que su negocio cumpla con los requisitos y reúna la documentación pertinente.

Debido a esta prisa, es más probable que cometas errores y que tu atención se desvíe de tus funciones principales. Un archivo perdido o un rastro de papel poco claro consume más tiempo del auditor y corre el riesgo de tener que apurar el resto de su auditoría.

Los límites de tiempo impuestos a un auditor significan que la información puede perderse o estar incompleta, especialmente si ocurre un problema que retrasa el acceso a detalles vitales.

Esto significa que se pueden pasar por alto las no conformidades, lo que a su vez podría convertirse en riesgos comerciales mayores y más costosos.

Debido a que allsaphi elimina la necesidad de realizar auditorías en papel, los auditores tienen más tiempo para analizar la organización en detalle y brindar una revisión mucho más amplia y completa de las operaciones.

En lugar de revisar listas de verificación en papel y escribir notas, pueden tomar fotos, grabar notas de voz y videoclips, y tomarse el tiempo para entrar en esos detalles granulares que a menudo se pasan por alto.

4. Eliminar la ambigüedad en los informes de auditoría

Lo que una persona dice es una no conformidad mayor, otra puede describirla como menor, y es difícil de probar cuando la única evidencia que existe son unas pocas páginas de las notas escritas a mano por el auditor.

El software de gestión de auditoría elimina la confusión y la ambigüedad al asegurarse de que la evidencia se recopile y se adjunte a una auditoría en el sitio en ese momento.

Y los informes ya no se ven afectados por el sesgo: todo está allí en blanco y negro (¡y en color, si se adjunta evidencia multimedia!) cuando viene a revisar la auditoría.

5) Demostrar cumplimiento a lo largo de la pista de auditoría

Trabajar a partir de registros en papel hace que el cumplimiento sea difícil de probar: un archivo faltante y corre el riesgo de no conformidades o de fallar completamente en la auditoría.

Cuando su negocio debe cumplir con las regulaciones y estándares, el tiempo de inactividad para corregir problemas puede ser muy costoso.

Conclusión

Allsaphi le permite planificar y programar fácilmente auditorías internas periódicas, con flujos de trabajo automatizados que se activan cuando surge un hallazgo.

Esto hace que sea muy fácil para usted demostrar su compromiso con las regulaciones y otros estándares de calidad, brindando un seguimiento de auditoría completo y completo para cualquier persona que investigue su cumplimiento.

Los beneficios de usar un software de auditoría son claros. Si su organización realiza auditorías periódicas, tiene garantizado un ahorro de tiempo significativo con el software de gestión de auditorías. Aprenda a elegir el mejor software de auditoría interna para las necesidades de su organización.